El sistema de enseñanza en línea Appf ofrece cursos online acreditados para el ámbito sanitario con el que sacar todo el rendimiento a las hojas de cálculo Excel. Un programa extraordinariamente útil para el que hay que conocer sus rutinas. Un trabajo diario que ha ido enriqueciéndose año tras año con la incorporación de nuevos recursos.
En Appf te mostramos en los cursos celador de Excel cómo exprimir este programa para adaptarlo a las necesidades de la administración sanitaria. Y para muestra un botón. Te ofrecemos cinco rutinas menos conocidas de las hojas de cálculo de Excel con las que, si quieres, podrás hacer volar tu trabajo de oficina ¿Las vemos?
-Trabajo cooperativo dentro de la misma hoja de cálculo. Se trata de una oportunidad de enriquecer la tarea de incorporación de datos, de su gestión y de su uso final. Los archivos XLS pueden ser configurados por diferentes editores, como sucede con los del tipo Google Docs.
Aunque hay que tener en cuenta que la primera persona que abra el archivo en cuestión será el que tenga a su disposición las opciones de cambio. El resto no, hasta que no lo cierre.
Y algo muy práctico, para impedir que quien esté editando un archivo XLS pueda dejar la hoja de cálculo inaccesible (bloqueada) hay que aceptar en ‘Compartir libro’. Desde esa pestaña se pueden resolver las incidencias y los cambios en historial. Esto es válido para Office 2010.
-Coloreado selectivo. La vista recorre con más facilidad aquellas casillas que se colorean con colores seleccionados. Es una forma natural de clasificar la información para localizarla de una manera más útil. Para hacerlo de manera simplificada hay que acudir a la pestaña ‘Formato condicional’. Menos sofisticada es otra opción.
-Mantener siempre visibles determinadas celdas con información. Las hojas de cálculo de Excel pueden ser realmente amplias e ir de unas a otras, no sólo puede ser agotador, sino que nos exponemos a perder un tiempo valioso. Para conseguir reducir esos movimientos es muy práctica la opción ‘Inmovilizar paneles’. Un recurso que las detiene, las congela, para mostrarlas siempre a la vista.
-Vistas diferenciadas. En las barras para desplazamiento, hay unas flechas con pequeños rectángulos que permiten crear armada con todas las columnas y con cada una de las filas que necesitamos.
‘Formato condicional’ conforman las celdas con información que han sido seleccionadas según los datos que hay en ellas. Las variaciones de tonos y los iconos que están disponibles en el programa Excel abren la posibilidad de ejecutar un módulo de manera diferenciada con respecto a otro o a otros. Se trata de toda una serie de efectos llamativos que son sencillos de incorporar.
-Pegado especial. La pestaña ‘Pegado especial’ abre infinidad de posibilidades para la gestión de datos, creación de fórmulas aritméticas o mantenimiento de formatos. Dos pestañas clave más, en este sentido, ‘Saltar blancos’ para impedir que se cambien valores en casillas sin contenido, y ‘Trasponer’, cambiar filas por columnas y al revés.
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